Электронное делопроизводство: можно ли будет отправить сообщение в мессенджере или использовать скан-документ

В трудовые отношения внедряются информационные технологии, Трудовой кодекс дополняется статьей, позволяющей вести кадровое делопроизводство в электронном виде. Об этом сообщила начальник отдела нормативного правового регулирования трудовых отношений и экспертизы Министерства труда и социальной защиты Валентина Масловская на пресс-конференции в БЕЛТА.

 

Электронное делопроизводство

Валентина Масловская рассказала, что новые подходы будут применяться с 1 января 2024 года. Они позволят уйти от бумажных кадровых документов в том случае, когда работник, например, должен ознакомиться с тем или иным приказом нанимателя или с локальным правовым актом, когда работник желает написать заявление на отпуск. 

В Трудовом кодексе достаточно норм, которые содержат требования, чтобы работник знакомился с документами под роспись. Для упрощения кадрового делопроизводства и предлагается, чтобы в организации это было возможно на основании программного продукта, но здесь предусмотрено очень жесткое требование. 

«Программный продукт должен быть разработан так, чтобы каждый работник, который ознакомился с документом или обратился к нанимателю, был идентифицирован, то есть это может использоваться как стандартная электронная цифровая подпись работника. Но если в организации предусмотрена какая-то программа, то в ней должно быть видно, что именно этот конкретный работник ознакомился с приказом либо обратился к нанимателю», – объяснила представитель Минтруда.

Валентина Масловская отметила, что часто задают вопросы в отношении возможности направить сообщение по Viber или использовать скан-документ.

«Однозначно эти возможности не могут быть применены в организации, потому что это не может персонально идентифицировать работника».
 

Дубликат трудовой книжки

Еще одно изменение в Трудовом кодексе касается заполнения дубликата трудовой книжки.

«Эта корректировка направлена на облегчение работы нанимателя по заполнению дубликата трудовой книжки, а также в целях исключения злоупотребления со стороны работника. Мы знаем случаи, когда работник, имея в трудовой книжке не совсем приятную для него запись, мог сказать нанимателю, что утерял трудовую книжку. Тогда дубликат документа заполнялся со слов работника, который элементарно перечислял организации, в которых работал, не называя неудобную ему организацию. То есть у него была возможность скрыть свои негативные последствия трудовой деятельности».

С 1 января 2024 года подвергается корректировке статья 50, которая регулирует вопросы заполнение трудовой книжки.

«Статья однозначно закрепляет требования, что при утере работником трудовой книжки ее дубликат заполняется на основании сведений Фонда социальной защиты населения, сведения в нем содержатся с 1 января 2003 года. Также будет откорректирована Инструкция о порядке ведения трудовой книжки. В ней будет предусмотрена обязанность нанимателя при утере работником трудовой книжки обращаться в фонд, чтобы он направил нанимателю сведения о трудовой деятельности работника. На основании этих сведений наниматель в дальнейшем может запрашивать в указанных организациях дополнительные сведения о работнике, например, какую должность он занимал, в каком структурном подразделении работал. Те сведения, которые нужно отразить в трудовой книжке до 1 января 2003 года, будут, как и ранее, сообщаться работником непосредственно нанимателю», – проинформировала представитель Минтруда.