В МНС ответили на технические вопросы от налоговых агентов по представлению ими сведений о доходах физических лиц

Министерство по налогам и сборам (МНС) провело анализ технических вопросов, поступающих от налоговых агентов по представлению ими сведений о доходах физических лиц, и сообщает следующее:


Вопрос 1. Как получить роль администратора в Кабинете налогового агента?

Первому зарегистрированному пользователю в Кабинете налогового агента назначается роль «Администратор», и он получает права для активации остальных пользователей этого налогового агента.


Вопрос 2. Как сменить администратора в Кабинете налогового агента? Как узнать, кто на текущий момент является администратором в Кабинете налогового агента?

По заявке налогового агента инспекция МНС (по месту постановки на учет налогового агента) может назначить роль «Администратор» новому пользователю или указать действующего администратора.

Заявка может быть получена одним из следующих способов:

• в письменной форме (на бумажном носителе);
•  
• в электронной форме (посредством Личного кабинета плательщика, АРМ «Плательщик» в виде сообщения «Предоставление информации и документов инспекции МНС», подтверждение целостности и подлинности которого осуществляется с применением ЭЦП руководителя налогового агента (его уполномоченного представителя)).

Вопрос 3. Надо ли заново регистрироваться в Кабинете налогового агента, если пользователю продлен срок действия сертификата?

Замена сертификата действующего пользователя не требует никаких дополнительных действий при условии неизменности основных атрибутов сертификата (УНП налогового агента, ФИО, должность и паспортные данные пользователя).


Вопрос 4. Организация отправила сведения о доходах физических лиц через личный кабинет (или АРМ-плательщик). После отправки бухгалтер обнаружила, что частично сведения заполнены не верно. В уточненных сведениях нужно подавать информацию по всем ранее отправленным физическим лицам или можно отправить только по тем физическим лицам, сведения о которых требуется уточнить?

Достаточно направить сведения по тем физическим лицам, информацию о которых необходимо уточнить. При поступлении сведений от налоговых агентов в системе налоговых органов производится поиск по «ключу»: УНП_налогового_агента+код_структурного_подразделения+ год + ставка + идентификационный номер (или серия+номер документа, удостоверяющего личность для иностранцев).

В случае наличия информации по такому «ключу» сведения в системе налоговых органов по гражданину будут перезаписаны, т.е. сведения с признаком «уточненные» станет актуальными, а ранее представленные сведения с признаком «основные» отправятся в архив как неактуальные.

Если отличается хотя бы один реквизит (УНП налогового агента, код структурного подразделения, год, ставка, идентификационный номер или серия+номер паспорта), то поданная информация считается новой и будет добавлена в систему налоговых органов.


Вопрос 5. Организация сформировала сведения о доходах двумя пачками: в одной пачке основные сведения по заработной плате, в другой пачке сведения по полученным дивидендам. Как отправить разные сведения по организации двумя пачками?

Для этого можно отправить сведения по заработной плате и не указывать код структурного подразделения, а для сведений по дивидендам указать код структурного подразделения (например “10”). В этом случае сведения о дивидендах будут дополнять ранее отправленные сведения о заработной плате.

Альтернативным вариантом может являться формирование сведений по заработной плате с указанием одного кода структурного подразделения (например, 10), а сведения по дивидендам – с указанием другого кода структурного подразделения (например, 20).


Вопрос 6. Крупная организация сформировала в своей учетной системе сведения о доходах физических лиц в количестве 15 пачек по 200 человек. Как передать сформированные сведения на портал?

Для передачи сведений по частям на портал МНС реализовано специальное программное обеспечение API-интерфейс (udfl-agent-cli).

На сайте МНС в разделе «Актуальное-> Представление налоговым агентом сведений о доходах физических лиц за 2023 год-> Формат сведений о доходах-> API-интерфейс для передачи файлов» доступен для скачивания API-интерфейс. В этом же разделе в пункте «Порядок взаимодействия» находится инструкция по отправке сведений через API-интерфейс. В этом случае все части могут передаваться с типом сведений «основная», и внутри json-файла поле «dcreate» может содержать одинаковое время формирования пачки.

Передать сформированные сведения можно и через кабинет налогового агента (Личный кабинет плательщика), но в этом случае первая отправленная пачка будет с типом «основная», все последующие должны иметь статус «уточненная». Также следует обратить внимание, что дата формирования (внутри json поле «dcreate» (подпункт 1.3 пункта 1 формы сведений «Дата формирования файла»)) должна отличаться в каждой передаваемой части.

Например, организация сформировала 3 файла со сведениями в бухгалтерской программе, которые имеют одинаковые имена файлов и в самих сведениях заполнена одинаковая дата формирования файла (подпункт 1.3 пункта 1 (поле «dcreate»)).

Допустим, время формирования файлов в подпункте 1.3 указано как 15.03.2024 в 15 часов 6 минут 20 сек, следовательно поле "dcreate" будет сформировано для всех трех файлов в виде "2024-03-15T15:06:20"

Таким образом, все три файла будут иметь одинаковое название, а именно D111111111_2023_1_0_20240315150620.json

При отправке таких файлов через кабинет налогового агента будет отправлен только первый файл, а два последующих не отправятся по причине того, что из-за одинакового имени файла будут рассмотрены как повторяющие, дублирующие основной файл.

Решением в данной ситуации является изменение имени внутри файла поле «dcreate». Для этого необходимо скопированный на диск D компьютера файл открыть при помощи клавиши «F4» (подвести к файлу курсор, нажать левой клавишей мыши, нажать F4). В открывшейся строке с расшифровкой имени файла найти в конце строки поле  «dcreate».

В рассматриваемом примере виде "dcreate":"2024-03-15T15:06:20", где указано время формирования файла в виде 15.03.2024 в 15 часов 6 минут 20 сек. Для изменения имени файла достаточно внести изменения в минуты или секунды времени формирования файла. Например, меняем время с 15 часов 6 минут 20 секунд на 15 часов 16 минут 21 секунду.

Изменения будут выглядеть следующим образом - "dcreate":"2024-03-15T15:06:21". После необходимо сохранить изменения и снова загрузить файлы с измененным полем «dcreate» в кабинет налогового агента. При загрузке таких файлов функционал кабинета налогового агента самостоятельно изменит имя файла исходя из измененного поля «dcreate». В рассматриваемой ситуации имя загруженного файла в кабинет налогового агента файла будет выглядеть следующим образом – D111111111_2023_1_0_20240315150621.json.

При проведении вышеуказанных действий у всех загруженных файлов будут внесены изменения в имена, и они смогут быть отправлены на портал МНС.

При создании файлов непосредственно в кабинете налогового агента, имена файлов имеют разные названия, так как время их сохранения отличается друг от друга.


Вопрос 7. Передал сведения о доходах, статус пачки «Принято порталом c ошибкой», при нажатии «просмотреть ответ» получил сообщение об ошибке «Неправильно указан признак представляемых сведений», что делаю не так?

Первая пачка сведений, отправленных через личный кабинет налогового агента или АРМ-плательщик, должна быть с типом «основная», у всех последующих сведений тип меняется на «уточненная».


Вопрос 8. Как понять, приняты сведения о доходах физических лиц с ошибками или без?

По статусу отправленного файла со сведениями и наличию / отсутствию протокола ошибок.

Статус отправленного на портал МНС файла со сведениями о доходах можно проверить в программном ресурсе МНС, из которого осуществлялась отправка таких сведений (Кабинет налогового агента в Личном кабинете плательщика или вкладка «Доходы физлиц» в АРМ Плательщик).

Есть 5 статусов файла:

Статус «Черновик» - говорит о том, что созданный в бухгалтерской программе файл загружен налоговым агентом в Личный кабинет плательщика или АРМ Плательщик или налоговый агент вручную вводит сведения о доходах в Личном кабинете плательщика или в АРМ Плательщика (файл в работе), но такой файл не отправлялся налоговым агентом на портал МНС.

Статус «Отправлен» - означает, что файл подписан ЭЦП, отправлен на портал МНС и находится в очереди на обработку.

Справочно, время обработки зависит от общего количества файлов, направленных налоговыми агентами в целом по стране на портал МНС, и может достигать нескольких дней.

Статус «Принято в обработку» - означает, что файл в отношении содержащихся в файле записей (сведений о доходах физических лиц) начата обработка информационным ресурсом МНС на предмет полноты и правильности заполнения сведений.

Время нахождения файла в статусе «Принято в обработку» может достигать нескольких дней. Это зависит от времени прохождения файлом камеральных контролей на правильность заполнения сведений (чем больше записей, тем больше требуется время на прохождение камеральных контролей).
Также время обработки файла зависит от того, состоят ли физические лица, в отношении которых представлены сведения о доходах, на учете в налоговых органах (имеют ли они УНП) или нет. В отношении лиц, не имеющих УНП запрашивается информация из Регистра населения и осуществляется постановка на учет в налоговом органе (присваивается УНП). Только после завершения таких мероприятий файл меняет статус.

Статус «Принято порталом без ошибок» - означает, что файл прошел все проверки, ошибок не выявлено. Все содержащиеся в нем сведения о доходах физических лиц загружены в информационную систему налоговых органов.

Статус «Принято порталом с ошибкой» - означает что некоторые записи в файле содержат ошибки. В такой ситуации, записи, которые не содержат ошибки загружены в информационный ресурс налоговых органов, а в отношении записей, которые содержат ошибки, сформирован протокол ошибок.

Описание ошибок размещено на сайте МНС в разделе Актуальное / Представление налоговым агентом сведений о доходах за 2023 год / Инструкция по заполнению сведений о доходах / письмо МНС от 15.03.2024 № 3-2-11/00794 «О принятии сведений о доходах физических лиц» / Перечень камеральных контролей полноты и правильности (приложение к письму).

В такой ситуации налоговому агенту необходимо ознакомиться с протоколом ошибок, внести корректировки только в сведения о доходах только в отношении тех лиц, по которым допущены ошибки, и повторно отправить на портал МНС со статусом «Уточненные сведения».

Например, файл содержит 200 записей (200 человек), но ошибки выявлены только в отношении 1 записи (1 человек). После рассмотрения протокола ошибок налоговый агент создает новый файл (можно на основе старого файла), в котором вносит правильные данные в отношении физического лица, по которому была допущена ошибка и направляет такой файл с признаком «Уточненные сведения» (строка 1.5 код 02) на портал МНС.


Вопрос 9. Файл отправлен на портал МНС 29.03.2024 и по состоянию на 02.04.2024 находится в статусе «Принято в обработку». Считается ли в такой ситуации, что налоговый агент представил сведения о доходах в срок не позднее 01.04.2024?

Да, сведения о доходах физических лиц, отправленные на портал МНС, независимо от статуса, считаются представленными налоговым агентом.

По информации МНС