Учет стоимости топлива в расходах ИП

Рассмотрим, может ли ИП, применяющий общий порядок налогообложения, соответственно, являющийся плательщиком подоходного налога с физических лиц, учитывать в составе расходов стоимость топлива, при условии использования автомобиля в предпринимательской деятельности.

Налоговая база подоходного налога с физических лиц определяется как разница между доходами, полученными от осуществления предпринимательской деятельности, и документально подтвержденными расходами, произведенными плательщиками и связанными с осуществлением предпринимательской деятельности. В соответствии с ч. 2 п.14 ст. 205 Налогового Кодекса Республики Беларусь (далее – НК) ИП самостоятельно определяют свои расходы. Учет доходов и расходов они осуществляют в книге учета доходов и расходов по форме согласно приложению 9 к Инструкции о порядке ведения книги учета доходов и расходов, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 30.01.2019 № 5 (далее – Инструкция № 5).

В целях подтверждения того, что расходы на приобретение топлива, произведенные ИП, связаны с осуществлением им предпринимательской деятельности автомобиль, используемый как в предпринимательской деятельности, так и для личных нужд, независимо от способа его приобретения, должен быть поставлен на учет в качестве основного средства и, соответственно, отражен в книге учета основных средств ИП (гл. 3 Инструкции № 5).

Расходы на приобретение топлива учитываются в составе материальных расходов, которые относятся к расходам по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав. (ч. 2 п. 18, ч. 1 подп. 21.5 п. 21 ст. 205 НК).

Зачастую, расходы на приобретение топлива ИП подтверждает кассовыми чеками. Обратите внимание, что кассовый чек является платежным документом и не содержит всех обязательных реквизитов и сведений, определенных ч. 2 п. 15 ст. 205 НК, п. 6 Инструкции № 5, чтобы признать его документом, подтверждающим расходы ИП. При этом, в соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.02.2018 № 13 «О единоличном составлении первичных учетных документов» (далее – постановление № 13), ИП вправе составить единолично принимаемый к учету первичный учетный документ (п. 9 Инструкции № 5). Постановление № 13, в том числе, допускает составление первичного учетного документа единолично при совершении купли-продажи товарно-материальных ценностей, выполнения работ и оказания услуг через автозаправочные станции (абз. 5 п. 1 постановления № 13). Следовательно, ИП при приобретении топлива через автозаправочные станции за наличный расчет при наличии кассового чека вправе отразить данные операции в книге учета материалов на основании первичного учетного документа, составленного единолично.

ИП обязан обеспечить наличие документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 12 Инструкции № 5). Следовательно, необходимо обеспечить наличие и сохранность первичных учетных документов, составленных единолично, а также кассовых чеков либо отчета о реализации топлива, подтверждающих приобретение топлива.

Стоимость топлива для механических транспортных средств включается в состав расходов в пределах норм, установленных ИП самостоятельно либо на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (ч. 2 подп. 21.5 п. 21 ст. 205 НК).

В настоящее время законодательством не определен порядок установления ИП нормы расхода топлива. Нормы расхода в области транспортной деятельности установлены Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь (Инструкция о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденная постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 31.12.2008 № 141 (далее — Инструкция № 141)). В то же время, исходя из положений ч. 2 подп. 21.5 п. 21 ст. 205 НК для ИП Инструкция № 141 не является обязательным для применения документом, но при желании, в целях установления норм расхода топлива для механических транспортных средств ИП могут использовать положения данного документа.
 

Также, ИП обязан документально подтвердить количество топлива, использованного в предпринимательской деятельности в конкретном отчетном периоде (п.п. 16 и 20 ст. 205 НК).

Принимая во внимание, что в перечне первичных учетных документов отсутствует утвержденная форма документа для включения в состав расходов стоимости топлива (перечень первичных учетных документов утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360), ИП следует самостоятельно разработать форму такого документа, содержащего информацию, необходимую для списания топлива. Как вариант, за основу можно взять ранее применявшуюся форму путевого листа, дополнив его необходимыми реквизитами, поскольку в формах путевых листов отсутствуют стоимостные показатели, что не позволяет применять их в качестве документа, подтверждающего списание топлива. Учитывая вышеизложенное, ИП вправе для целей включения в состав расходов разработать форму документа, содержащего все необходимые реквизиты для списания топлива. Такими документами могут являться, например, накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период, карточки учета расхода топлива или иные документы, разработанные ИП (п. 11 Инструкции № 5).

Требования, предъявляемые к документам, подтверждающим расходы ИП, установлены в п. 15 ст. 205 НК.

Расходы на приобретение топлива ИП учитываются в составе материальных расходов по мере его израсходования (подп. 21.5 п. 21 ст. 205 НК). Учет топлива осуществляют в книге учета сырья и материалов по форме согласно приложению 6 к Инструкции № 5. В целях упрощения порядка ведения учета ИП предоставлено право вместо формы книги учета сырья и материалов, установленной Инструкцией № 5, самостоятельно разработать форму такой книги, предусмотрев в ней показатели, необходимые для исчисления налоговой базы, и (или) показатели, отражающие учет имущества и его реализацию в количественном и стоимостном выражении по каждому виду, а также иные показатели (ч. 6 п. 13 Инструкции № 5).

Информация из книги учета сырья и материалов и (или) из учетных документов, разработанных ИП, отражается в книге учета доходов и расходов по окончании отчетного периода (квартала) путем переноса показателей из книги учета сырья и материалов и (или) учетного документа, разработанного ИП, в соответствующие графы книги учета доходов и расходов (ч. 6 п. 13, ч. 2 п. 87 Инструкции № 5). В графах 9 и 10 книги учета доходов и расходов отражается информация о понесенных ИП расходах (ч. 1 п. 89 Инструкции № 5).

Таким образом, ИП вправе включить в состав расходов, участвующих при налогообложении подоходными налогом с физических лиц, стоимость приобретенного топлива при условии использования автомобиля в предпринимательской деятельности в случае наличия следующих документов:

• книги учета основных средств, в которой отражен данный автомобиль;
• решения об установлении норм списания топлива;
• книги учета сырья и материалов, в которой отражено приобретение и использование топлива в пределах норм, установленных решением ИП;
• книги учета доходов и расходов;
• документов, подтверждающих произведенные расходы (кассовые чеки на приобретение топлива либо отчет о реализации топлива в случае использования чипов заправки), а также документов, содержащих все необходимые реквизиты для учета списания топлива, разработанных и утвержденных ИП самостоятельно в соответствии с действующим законодательством.

⇒ Статья также размещена на сайте компании «ВГМ Консалт»

Татьяна Малейко,
налоговый консультант,
член Экспертного совета ПНК,
аудитор