Учет стоимости топлива в расходах ИП


Рассмотрим, может ли ИП, применяющий общий порядок налогообложения, соответственно, являющийся плательщиком подоходного налога с физических лиц, учитывать в составе расходов стоимость топлива, при условии использования автомобиля в предпринимательской деятельности.

Налоговая база подоходного налога с физических лиц определяется как разница между доходами, полученными от осуществления предпринимательской деятельности, и документально подтвержденными расходами, произведенными плательщиками и связанными с осуществлением предпринимательской деятельности. В соответствии с ч. 2 п.14 ст. 205 Налогового Кодекса Республики Беларусь (далее – НК) ИП самостоятельно определяют свои расходы. Учет доходов и расходов они осуществляют в книге учета доходов и расходов по форме согласно приложению 9 к Инструкции о порядке ведения книги учета доходов и расходов, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 30.01.2019 № 5 (далее – Инструкция № 5).

В целях подтверждения того, что расходы на приобретение топлива, произведенные ИП, связаны с осуществлением им предпринимательской деятельности автомобиль, используемый как в предпринимательской деятельности, так и для личных нужд, независимо от способа его приобретения, должен быть поставлен на учет в качестве основного средства и, соответственно, отражен в книге учета основных средств ИП (гл. 3 Инструкции № 5).

Расходы на приобретение топлива учитываются в составе материальных расходов, которые относятся к расходам по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав. (ч. 2 п. 18, ч. 1 подп. 21.5 п. 21 ст. 205 НК).

Зачастую, расходы на приобретение топлива ИП подтверждает кассовыми чеками. Обратите внимание, что кассовый чек является платежным документом и не содержит всех обязательных реквизитов и сведений, определенных ч. 2 п. 15 ст. 205 НК, п. 6 Инструкции № 5, чтобы признать его документом, подтверждающим расходы ИП. При этом, в соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.02.2018 № 13 «О единоличном составлении первичных учетных документов» (далее – постановление № 13), ИП вправе составить единолично принимаемый к учету первичный учетный документ (п. 9 Инструкции № 5). Постановление № 13, в том числе, допускает составление первичного учетного документа единолично при совершении купли-продажи товарно-материальных ценностей, выполнения работ и оказания услуг через автозаправочные станции (абз. 5 п. 1 постановления № 13). Следовательно, ИП при приобретении топлива через автозаправочные станции за наличный расчет при наличии кассового чека вправе отразить данные операции в книге учета материалов на основании первичного учетного документа, составленного единолично.

ИП обязан обеспечить наличие документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 12 Инструкции № 5). Следовательно, необходимо обеспечить наличие и сохранность первичных учетных документов, составленных единолично, а также кассовых чеков либо отчета о реализации топлива, подтверждающих приобретение топлива.

Стоимость топлива для механических транспортных средств включается в состав расходов в пределах норм, установленных ИП самостоятельно либо на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (ч. 2 подп. 21.5 п. 21 ст. 205 НК).

В настоящее время законодательством не определен порядок установления ИП нормы расхода топлива. Нормы расхода в области транспортной деятельности установлены Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь (Инструкция о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденная постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 31.12.2008 № 141 (далее — Инструкция № 141)). В то же время, исходя из положений ч. 2 подп. 21.5 п. 21 ст. 205 НК для ИП Инструкция № 141 не является обязательным для применения документом, но при желании, в целях установления норм расхода топлива для механических транспортных средств ИП могут использовать положения данного документа.
 

Таким образом, ИП в качестве нормы расхода топлива вправе применять линейную норму, установленную Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь для соответствующей марки, модели автомобиля (при ее наличии), либо исходить из размера нормы, установленной заводом-изготовителем. При этом, ИП также вправе установить повышения (понижения), дополнительный расход топлива к установленной им норме принимая во внимание разные условия эксплуатации автомобилей (например, эксплуатация в условиях сезонной распутицы или отрицательных температур, наличие дополнительных установленных устройств, увеличивающих расход топлива). Следует отметить, что норму расхода топлива, которую ИП будет применять, повышения (понижения), дополнительный расход топлива (если они определены) ИП следует закрепить в своем решении.


Также, ИП обязан документально подтвердить количество топлива, использованного в предпринимательской деятельности в конкретном отчетном периоде (п.п. 16 и 20 ст. 205 НК).

Принимая во внимание, что в перечне первичных учетных документов отсутствует утвержденная форма документа для включения в состав расходов стоимости топлива (перечень первичных учетных документов утвержден постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360), ИП следует самостоятельно разработать форму такого документа, содержащего информацию, необходимую для списания топлива. Как вариант, за основу можно взять ранее применявшуюся форму путевого листа, дополнив его необходимыми реквизитами, поскольку в формах путевых листов отсутствуют стоимостные показатели, что не позволяет применять их в качестве документа, подтверждающего списание топлива. Учитывая вышеизложенное, ИП вправе для целей включения в состав расходов разработать форму документа, содержащего все необходимые реквизиты для списания топлива. Такими документами могут являться, например, накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период, карточки учета расхода топлива или иные документы, разработанные ИП (п. 11 Инструкции № 5).

Требования, предъявляемые к документам, подтверждающим расходы ИП, установлены в п. 15 ст. 205 НК.

Расходы на приобретение топлива ИП учитываются в составе материальных расходов по мере его израсходования (подп. 21.5 п. 21 ст. 205 НК). Учет топлива осуществляют в книге учета сырья и материалов по форме согласно приложению 6 к Инструкции № 5. В целях упрощения порядка ведения учета ИП предоставлено право вместо формы книги учета сырья и материалов, установленной Инструкцией № 5, самостоятельно разработать форму такой книги, предусмотрев в ней показатели, необходимые для исчисления налоговой базы, и (или) показатели, отражающие учет имущества и его реализацию в количественном и стоимостном выражении по каждому виду, а также иные показатели (ч. 6 п. 13 Инструкции № 5).

Информация из книги учета сырья и материалов и (или) из учетных документов, разработанных ИП, отражается в книге учета доходов и расходов по окончании отчетного периода (квартала) путем переноса показателей из книги учета сырья и материалов и (или) учетного документа, разработанного ИП, в соответствующие графы книги учета доходов и расходов (ч. 6 п. 13, ч. 2 п. 87 Инструкции № 5). В графах 9 и 10 книги учета доходов и расходов отражается информация о понесенных ИП расходах (ч. 1 п. 89 Инструкции № 5).

Таким образом, ИП вправе включить в состав расходов, участвующих при налогообложении подоходными налогом с физических лиц, стоимость приобретенного топлива при условии использования автомобиля в предпринимательской деятельности в случае наличия следующих документов:

  • книги учета основных средств, в которой отражен данный автомобиль;
  • решения об установлении норм списания топлива;
  • книги учета сырья и материалов, в которой отражено приобретение и использование топлива в пределах норм, установленных решением ИП;
  • книги учета доходов и расходов;
  • документов, подтверждающих произведенные расходы (кассовые чеки на приобретение топлива либо отчет о реализации топлива в случае использования чипов заправки), а также документов, содержащих все необходимые реквизиты для учета списания топлива, разработанных и утвержденных ИП самостоятельно в соответствии с действующим законодательством.

 

⇒ Статья также размещена на сайте компании «ВГМ Консалт»

Татьяна Малейко,
налоговый консультант,
член Экспертного совета ПНК,
аудитор


Публикации налоговых консультантов

Заполнение декларации для ИП за 1 квартал 2024 года. Как считать вычет на себя, детей, иждивенцев

В видеоинструкции для youtube-канала «Финансовый интеллект» налоговый консульт...

16 апреля 2024 г. 17:11

читать подробнее

В каких случаях ИП надо заплатить рекламный сбор? Видеоинструкция по заполнению декларации

В каких случаях ИП надо заплатить рекламный сбор? Где можно скачать форму декларации? В видеоинст...

15 апреля 2024 г. 14:39

читать подробнее